Todo lo que debes saber sobre las Auditorías Internas: Q&A con Paul Oughton
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En esta entrega de "Specialists Series”, Paul Oughton, nuestro formador en ISO 9001, explica la importancia crítica de las auditorías internas para una empresa.
P.1 - ¿Cómo mejora el rendimiento de una empresa la auditoría interna?
Cuando se utiliza correctamente, la auditoría interna puede impulsar la mejora al proporcionar a la dirección evidencia imparcial y verificada del rendimiento y confirmar que se cumplen todos los requisitos definidos.
La organización debe determinar los procesos de alto nivel (por ejemplo, Ventas, Diseño, Gestión de la Cadena de Suministro, Producción, etc.), incluidos sus insumos, resultados y secuencia de interacción. El resultado planificado de estos procesos suele ser un KPI gestionado por un responsable que monitorea el objetivo y actúa cuando no se cumple. La Alta Dirección, que a menudo es propietaria de estos procesos, revisa regularmente el rendimiento y apoya a los responsables de los KPI en la mejora del rendimiento. La efectividad del SGC depende de que todos estos procesos alcancen sus objetivos para asegurar un rendimiento óptimo de la organización.
Cuando un proceso comienza a rendir por debajo de lo esperado, naturalmente se convierte en el proceso más importante del SGC. Es en este momento cuando debe desplegarse el Sistema de Auditoría Interna para auditar el proceso, confirmar que las acciones correctivas que se están tomando son efectivas, restaurar el rendimiento y garantizar que se cumplan los requisitos.
P.2 - ¿Con qué frecuencia deben realizarse auditorías internas?
Un sistema maduro puede requerir menos auditorías que un sistema en fase inicial, que inevitablemente experimentará fluctuaciones en el rendimiento esperado. Estas expectativas se establecen a través de KPIs que son Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con Plazo (SMART). Sin embargo, en ambos casos, si un proceso no está cumpliendo con el resultado planificado, habrá un efecto inevitable en los procesos posteriores. Ese proceso se convierte entonces en el proceso MÁS importante a abordar.
La auditoría interna es la mejor herramienta para evaluar y analizar un proceso en declive. También puede confirmar si las medidas implementadas por el responsable del proceso para abordar el deterioro son efectivas, y verificar que se han cumplido todos los demás requisitos. Como mínimo, si todos los procesos declarados en el diagrama de secuencia e interacción están entregando sus resultados planificados, cada proceso debería ser auditado al menos una vez. Si el sistema está certificado por un Organismo de Certificación y sigue funcionando según lo planeado, las auditorías pueden extenderse a una vez cada tres años.
P.3 - ¿Cuáles son los principales objetivos de la auditoría interna?
Las auditorías internas proporcionan evidencia objetiva, imparcial y factual a las partes interesadas de que la organización está cumpliendo con sus requisitos. Estos requisitos incluyen las expectativas del cliente (contractuales), los requisitos estatutarios y reglamentarios aplicables (legales), las normas industriales especificadas, el propio Sistema de Gestión de la Calidad de la organización y la norma ISO.
Las auditorías internas, o de primera parte, son realizadas por la organización, generalmente por su propio personal, aunque esta tarea puede ser externalizada. Los auditores deben ser competentes, basados en su conocimiento y experiencia, para lograr los objetivos de la auditoría. También deben ser imparciales y no estar directamente involucrados en el proceso auditado. Las auditorías internas se utilizan para evaluar la conformidad, la efectividad y para identificar oportunidades de mejora. Ayudan a garantizar que la organización cumple con los requisitos pertinentes, son vitales para la certificación y asisten en la preparación para auditorías externas de cualquier parte interesada.
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P.4 - ¿Cuál es el papel de un auditor interno?
Un auditor interno, ante todo, es responsable de reunir evidencia de conformidad con los requisitos del Cliente (Contractuales), los requisitos legales aplicables, las normas industriales aplicables, el propio Sistema de Gestión de la Calidad de la organización y, finalmente, los de la norma ISO.
Además, el auditor evalúa la efectividad del sistema de gestión de la calidad de la organización comparando los procesos operativos clave con sus Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) planificados y revisando las quejas de los clientes.
P.5 - ¿Cómo se diferencia la auditoría interna de la auditoría externa?
La auditoría interna y la auditoría externa utilizan los mismos criterios para realizar una auditoría. Sin embargo, los auditores internos suelen tener menos experiencia que los auditores externos, y la profundidad de la auditoría puede variar. La organización realiza auditorías de primera parte sobre sí misma utilizando auditores internos imparciales. Para lograr la certificación ISO 9001:2015, el Sistema de Gestión de la Calidad de la organización es auditado por un auditor certificado de tercera parte de un Organismo de Certificación, como DNV.
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