PDCA: ciclo completo de gestión de riesgos
El ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA), también conocido como ciclo de Deming, es un método de gestión de cuatro pasos utilizado para controlar y mejorar continuamente procesos y productos. Fue introducido por el ingeniero y teórico empresarial estadounidense William Edwards Deming, y posteriormente adoptado ampliamente por organizaciones que implementan sistemas de gestión conforme a estándares de mejores prácticas.
Este enfoque, también llamado modelo PDCA, es clave para entender en qué consiste y para qué sirve en la gestión organizacional.
¿Qué es el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar?
El ciclo PDCA no es un proceso único, sino que se concibe como un bucle continuo de planificación, ejecución, verificación y actuación.
Los pasos generales son planificar, hacer, verificar y actuar. El primer paso consiste en identificar un propósito y definir las métricas para medir su éxito. Luego se pone el plan en acción, se analizan los datos sobre su éxito o fracaso en relación con el objetivo inicial, y finalmente se actúa para implementar cambios o mejoras.
Este método ha sido ampliamente adoptado por organizaciones que buscan implementar un enfoque sistemático para la gestión de riesgos y obtener certificaciones conforme a estándares ISO u otros estándares reconocidos de mejores prácticas.
En este contexto, la metodología PDCA permite establecer una base sólida para la mejora continua.
¿Cuándo usar el modelo PDCA?
El ciclo PDCA puede aplicarse para diversos fines, incluyendo el control de calidad, la mejora de procesos y la implementación de cambios. Es especialmente útil cuando se necesita un enfoque iterativo para la resolución de problemas. Por ello, es una herramienta ideal para organizaciones que desarrollan y mantienen un sistema de gestión conforme, donde la mejora continua es central.
Además, el modelo PDCA es aplicable en sectores como manufactura, servicios, salud, educación y más, siendo una herramienta versátil para lograr eficiencia y cumplimiento normativo.
Las cuatro etapas del PDCA
Al desarrollar e implementar sistemas de gestión, desglosar el proceso ayuda a clarificar los requisitos de cada una de las etapas del ciclo PDCA. Mientras las empresas buscan mejorar continuamente y obtener certificación conforme a un estándar reconocido por un organismo certificador externo. En este caso, los requisitos están definidos por el estándar de sistema de gestión elegido, por ejemplo, un estándar ISO como ISO 9001 (calidad) o ISO 14001 (medio ambiente).
Planificar
La fase de planificación implica establecer objetivos basados en la política de la organización, realizar evaluaciones de riesgos y determinar los procesos necesarios para lograr los resultados deseados. Esto está cubierto por los requisitos de los estándares ISO. Si tomamos como ejemplo un sistema de gestión de calidad (SGC), debe incluir:
- Comprensión del contexto de la organización: Identificar factores internos y externos que puedan impactar los objetivos y resultados del SGC.
- Determinación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas: Reconocer quiénes son las partes interesadas y cuáles son sus necesidades y expectativas.
- Determinación del alcance del SGC: Definir los límites y la aplicabilidad del SGC para establecer su alcance.
- Planificación del SGC: Establecer objetivos de calidad y planear cómo alcanzarlos, considerando riesgos y oportunidades.
- Objetivos de calidad y planificación para alcanzarlos: Establecer objetivos de calidad medibles y planear las acciones necesarias para lograrlos.
- Planificación de cambios: Planear los cambios al SGC de manera controlada.
Esta etapa suele ser la más compleja del ciclo, ya que requiere una comprensión profunda de los sistemas existentes y del objetivo final.
Hacer
La fase de ejecución consiste en implementar el plan, ejecutar los procesos, fabricar el producto y recopilar datos para las fases de verificación y actuación.
Esta debe convertirse en la rutina operativa de la organización, pero debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a circunstancias y eventos imprevistos. Se recomienda un plan de contingencia para situaciones inusuales que puedan surgir.
Verificar
La fase de verificación se enfoca en monitorear y evaluar el desempeño del sistema de gestión. Esto debe incluir:
- Monitoreo, medición, análisis y evaluación: Las organizaciones deben determinar qué se debe monitorear y medir, los métodos para hacerlo, y cuándo deben realizarse.
- Auditoría interna: Realizarlas en intervalos planificados para obtener información sobre si el SGC cumple con los requisitos propios de la organización y con el estándar ISO 9001, y si está implementado y mantenido de manera efectiva. Descubre más sobre la auditoría interna.
- Revisión por la dirección: La alta dirección debe revisar el SGC en intervalos planificados para asegurar su idoneidad, adecuación, eficacia y alineación con la dirección estratégica de la organización.
Estos requisitos aseguran que el SGC funcione como se espera y proporcionan una base para identificar áreas de mejora.
Actuar
La fase de actuación es donde la organización implementa los cambios necesarios para asegurar el cumplimiento con el estándar y fomentar la mejora continua. Esto puede implicar ajustes al plan y reiniciar el ciclo.
Acciones como auditorías, revisiones por la dirección y monitoreo de indicadores pueden identificar áreas que necesitan mejora y generar informes de no conformidad. Las debilidades detectadas en los procesos deben corregirse en un plazo definido para cerrar la no conformidad, especialmente si se detecta durante una auditoría externa.
Ejemplo de un ciclo PDCA
El ciclo PDCA es una piedra angular de un sistema de gestión de calidad o cualquier otro sistema que una empresa busque implementar. Proporciona un marco claro y conciso para gestionar el cambio y asegurar la mejora continua dentro de una organización.
Sin embargo, también es una herramienta versátil que puede aplicarse a casi cualquier situación donde se busque una mejora. Un ejemplo en una empresa de manufactura podría ser la mejora de un proceso de ensamblaje mediante la aplicación de cada una de las etapas del ciclo de Deming. Este tipo de PDCA demuestra cómo dicha metodología puede generar resultados tangibles y sostenibles.
