El principal desafío de la gestión de este trámite es controlar el conjunto de documentos y monitorear la vigencia, contenido y veracidad de cada uno de ellos.
La gestión de documentos es un paso crucial en el éxito de los programas de evaluación de proveedores. Asegura la trazabilidad de la información recopilada, la transparencia en el proceso de evaluación y la eficacia de las acciones correctivas.
El principal desafío de la gestión de este trámite es controlar el conjunto de documentos (permisos, certificados, cuestionarios, informes, entre otros) y monitorear la vigencia, contenido y veracidad de cada uno de ellos. Además, el proceso de validación de documentos puede implicar el intercambio de numerosos correos electrónicos entre el proveedor y la empresa, además de mucho tiempo dedicado para el seguimiento. Es decir, es necesario invertir tiempo y atención en revisar y validar todos los documentos, lo que resta tiempo al gerente de proveedores para actividades más estratégicas de la empresa, como analizar otros datos, tomar decisiones y desarrollar productos y proveedores.
La gestión documental eficiente trae beneficios legales, ambientales y sociales, además de reducir el tiempo que el responsable del proveedor dedica a las actividades de control documental. En el ámbito legal y de calidad, garantiza el cumplimiento de las obligaciones establecidas en las leyes y reglamentos aplicables a los productos y servicios. Además, ayuda a mitigar el riesgo de multas y sanciones por incumplimiento de la normativa.
En cuanto a los aspectos ambientales, la gestión de los documentos de evaluación de proveedores contribuye a la identificación de riesgos y oportunidades relacionados con la mitigación de impactos ambientales. Es posible, por ejemplo, evaluar el desempeño de los proveedores en términos de criterios de ecoeficiencia y gestión de residuos.
Finalmente, desde un punto de vista social, la gestión de documentos de evaluación de proveedores permite identificar riesgos de vulneración de derechos humanos y laborales. A partir de ello, es posible promover acciones de formación y mejora de las condiciones laborales en los proveedores, contribuyendo al cumplimiento de la legislación y promoviendo el trabajo digno.
¿Cómo puede DNV apoyar a su empresa?
DNV cuenta con un sistema en el que es posible diseñar el proceso de aprobación y seguimiento de todos los documentos que forman parte del marco de evaluación y seguimiento de proveedores, con alertas y notificaciones de vencimiento de plazos y acciones periódicas, facilitando la gestión de plazos y la comunicación con el proveedor.
En definitiva, la gestión documental puede facilitarse y convertirse en una parte estratégica de la empresa y no sólo en una laboriosa e ineficiente tarea operativa.
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